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人事評価シートとは？書き方のポイントを解説
「人事評価を実施しているが思ったような効果を得られない」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は人事評価をより効果的にするツールである人事評価シートについて解説します。
人事評価シートとは
人事評価シートとは、人事評価を実施するにあたって目標や社員の能力を管理するシートで、人事評価に必要な評価項目・評価着眼点・目標管理・自己評価・上司評価などの項目が記載されています。
人事評価の評価要素
人事評価は一般的に業績・能力・情意の3つの基準で評価します。これらの項目を意識して人事評価シートを作成することが大切です。
成果基準
成果基準とは、業務の実績を評価するものです。売上目標に対する達成度や資格取得・技術を習得したなど目標に対する達成率を評価します。また、目標を達成するためのプロセスも評価対象となります。
売上や利益などは数字で把握できるため、3つの基準の中で最も評価しやすいです。
能力基準
能力基準とは、社員が有する能力や資格などを、どれだけ業務に発揮することができたかを評価するものです。評価基準となる能力には企画力や実行力、問題解決力や改善力などがあります。
情意基準
情意基準は、業務に取り組む姿勢や意欲を評価します。周囲と協力して業務に取り組む協調性や、自分から行動を起こす積極性、与えられた仕事をきちんと最後までやり切る責任性などが評価対象となります。勤務態度に関しては、就業規則の遵守や遅刻・欠勤といった勤怠項目なども評価の対象です。
人事評価シートを活用する目的
人事評価を効果的にする
人事評価シートを活用することで、人事評価をより効果的に運用することができます。人事評価シートに評価項目や評価の着眼点を明示することで、項目のモレや着眼点のズレなく適切に評価することができます。また、評価者によって評価方法が異なったりするといった問題が起こる可能性も低くなります。
人事評価の公平性を保つ
人事評価シートは、人事評価を公平にする目的もあります。評価項目や基準を明示することで、人事評価の透明性が高まって社員が公平感を感じやすくなります。
社員の人材育成
人事評価シートは、人材育成の目的もあります。人事評価シートがあれば評価項目が明示されるので、評価項目が社員の行動指針となり会社の求める人材育成につながります。
被評価者の自己評価コメントのポイント
人事評価面談や人事評価シートで、自分の努力の成果を十分に評価者にアピールするためのポイントを5つ解説します。
客観的に見る
自己評価は客観的に行うことが大切です。いくら自身で高評価を付けたとしても、評価の根拠があいまいで独りよがりでは、説得力がありません。業務や業績にどのような影響を与えたかなどの客観的な事実にもとづいたうえで評価を下す必要があります。
具体的な数字を用いる
数値での評価が可能であれば成果を数字で書きましょう。数値を記載することで評価者が分かりやすくなり、実績を正確に評価してもらうことができます。例えば売り上げ目標金額に対して実際にいくら売り上げることができたのかを明記します。
失敗や問題点も報告する
良かった結果だけでなく失敗や課題点も報告しましょう。失敗や課題点の報告によって評価が下がってしまうことを心配するかもしれません。しかし、失敗した原因を分析することで「失敗を成長につなげよう」という意思を示すことができ、高い評価が得られます。
目標を設定する
目標を設定することで人事評価をより効果的にします。目標を設定するときは、会社方針に沿った実現可能なラインの目標にします。また、期限を明確に設定することも大切です。このとき期限はなるべく短い方がいいので、可能ならば中間目標（四半期ごとの目標）を設定するといいでしょう。
評価者コメントのポイント
上司（評価者）は客観性を保つことが大切です。部下の実績だけでなく、期間中にどのような行動を積み重ね、どの程度力を伸ばしたかというプロセスも平等な基準で評価しましょう。そのためには日常的に部下の行動をよく観察する必要があります。正当な評価をすることで、評価の対象となる部下はもちろん上司の出世や昇進にもつながります。
また、評価シートに記入するときは、部下の資質を伸ばすためにも、いまの成果だけでなく今後の育成まで考えた書き方をすることが肝心です。部下本人が気づいていないウィークポイントがあれば改善案を示すと効果的でしょう。また、改善点を示す際はなるべく数値を出したり具体的に提案するようにします。
まとめ
このページでは、評価シートのポイントと書き方について解説しました。
- 評価シートとは
- 評価要素
- 被評価者の自己評価コメントのポイント
- 評価者コメントのポイント
人事評価がうまく活用できずお悩みの方は、人事評価シートの導入を検討してはいかがでしょうか。また、人事評価の専門家に相談することをおすすめします。
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